FALTA TEMPO PARA FAZER TUDO NO SEU NEGÓCIO? Algumas dicas para você

Como achar tempo para organizar a rotina, fazer orçamentos, gerenciar o negócio, comprar se eu sou sozinho?

Sou um exército de um homem só, escutei outro dia de um cliente! "E por isto, o financeiro fica por último, vou monitorando, mas às vezes não dá tempo."

Outra cliente me disse que precisa comprar, orçar, executar etc, etc, etc.

​Quando se está no início do negócio é preciso realmente fazer todas as tarefas e é muito difícil conciliar o tempo.

Trabalha-se, trabalha-se, quase se fica louco. Com certeza exausto e o pior, parece que você não fez nem 50% do que precisava?

Não adianta só decidir das 7h as 8h faço X; das 9h às 11h – visito clientes.

Para se organizar você precisa saber o que fazer, POR QUE, como, e quanto tempo leva. Além é claro de ter tempo para os imprevistos. Aff!!

POR ONDE COMEÇAR?

Gostaria de lhe informar que você pode ficar tranquilo, porque é humanamente impossível fazer tudo o que gostaríamos no nosso negócio. Então o jeito é priorizar e definir bem como.

Se você tiver um PLANEJAMENTO, vai facilitar muito as coisas!

Então, arrume um turno para fazer o Planejamento – isto vai lhe dar muitas horas porque você será mais assertivo nas tarefas.

Ferramentas de planejamento de fácil análise: Plano de Negócios; Canvas; Orçamento Empresarial.

Todos eles possuem objetivos e vão gerar Planos de Ação.

Planos de Ação bem elaborados lhe dão direção, tempo, eficácia e consequentemente retorno financeiro porque você diminui seus custos (já que é mais assertivo); diminui seu prazo (porque está fazendo ações em uma ordem lógica) e consegue mais venda porque está agindo corretamente.

No meu negócio eu utilizei o CANVAS que é uma ferramenta fácil, visual e bem analítica.

Para cada projeto (serviço ou produto) eu desenvolvi um Canvas.

Depois gerei meus Planos de Ações em cada área necessária do Canvas. Aqui, você já seleciona somente as áreas necessárias.

Por exemplo: Projeto: Curso Presencial de Finanças Pessoais

Gerei Planos de Ações para:

# Conteúdo: Desenvolvimento do conteúdo a ser ministrado e pesquisas necessárias a serem realizadas, além de necessidade de material impresso (o que, como, onde e quanto fazer)

# Marketing: quais os canais vou utilizar, qual o público vou focar; qual o preço que posso cobrar; qual o material necessário etc

# Vendas: quais as formas de venda (on line, presencial, telemarketing); quais as formas de pagamento (o que preciso para venda on line?); quando vou iniciar as vendas; quais os impostos incidem; como concretizar as vendas

Depois é preciso que você junte todos os planos de ações em um só cronograma, analise como ficou os prazos, faça os ajustes necessários.

Por fim, há as questões que não estão nos planos de ações:

GESTÃO FINANCEIRA – para que você possa fazer bem a Gestão Financeira do seu negócio, não deixe para depois, pois você vai acabar gastando mais recursos que deveria ou poderia se não monitorar.

Minha sugestão de organização do financeiro é: junte tudo o que há para lançar com relação a contas a pagar ou a receber em um só local – envelope, pasta, gaveta. É importante que se crie este hábito, vai agilizar.

Uma vez por semana você deve efetivamente lançar estes “documentos” de forma assertiva no seu controle que pode ser caderno, excel ou sistema – sempre como Fluxo de Caixa. Já há sistemas financeiros com versão básica gratuitas na internet e são bem interessantes.

Nos pequenos negócios, é possível fazer isto 1 vez por semana. Mas se o tempo é curto faça o seguinte – entre o dia 05 e dia 12, que geralmente incide os maiores movimentos – faça 1 vez, logo após este período. Retome as anotações perto do dia 22 e novamente até o dia 03 para fazer o fechamento do mês anterior.

Como fazer as anotações – através do Fluxo de Caixa – contas pagas, contas a pagar; clientes recebidos, clientes a receber, saldo anterior, saldo atual, saldo futuro – fundamental.

GESTÃO DE COMPRAS

A dica é: como está seu saldo de caixa, se há dinheiro, procure comprar o máximo possível de itens, de forma eficaz, isto é, o necessário para o mês, de uma única vez. Depois, mantenha uma lista de anotações para os itens faltantes. Agrupe e faça novamente uma única vez por semana ou quinzenal – Isto não deve levar mais que 1 hora.

Se o seu caixa não está bom, consegue negociar um prazo com o fornecedor? Assim também será possível agrupar as contas.

Importante: Você precisa saber o que compra e a quantidade média no mês anotado para sempre consultar no momento da compra. Além de facilitar a compra, vai auxiliar para evitar o desperdício. Se você precisa fazer pesquisa, a sua anotação deve ter quantas colunas forem necessária para colocar preços pesquisados de fornecedores diferente.

GESTÃO DE VENDAS

Um negócio começando, se estruturando, é preciso uma boa atenção nas vendas. Mas não saia batendo de porta em porta, crie um relacionamento antes com os clientes – uma ligação solicitando e-mail; envie e-mail apresentando benefícios e apresentando a empresa e depois tente a visita propriamente dia, se for o caso.

Lembre-se que antes da venda vem o MARKETING – que vai lhe orientar se há mercado, onde ele está, o perfil do cliente, as necessidades e desejos dos clientes. A forma como gosta de receber o produto – embalagem.

TEMPO PARA ESTUDAR e ANALISAR

Além de todas as tarefas administrativas, comerciais e operacionais eu ainda tenho que estudar? Sim, você precisa melhorar seus pontos fortes e ainda desenvolver ou minimizar os pontos fracos, analisar o mercado e se atualizar. Então, 1 vez por mês é preciso parar umas 3h para conseguir se manter criando e inovando!

Se você tiver uma listagem das áreas, você pode, por exemplo, dividir o tempo assim:

- Comercial – 60%

- Administrativo-financeiro – 10%

- Operacional – 30%

Mas você terá que dividir a semana, conforme a necessidade. Há semanas que vai precisar mais tempos administrativo-financeiro, então diminua o operacional ; as prioridades são por semana, assim ficará mais fácil dar contas.

ÚLTIMAS DICAS:

# a partir de agora, por um período (uns 60 dias) a cada atividade a ser executada pergunte o POR QUE vai fazer aquela tarefa, realmente é relevante para a atual situação – se ficar em dúvida, faça outra coisa.

Tenha certeza da importância e o resultado que a tarefa vai lhe dar, assim você vai otimizando o seu tempo.

Além de Relevante, precisa da necessidade de ser feita naquele momento – ex.: o controle financeiro é extremamente relevante, mas se no momento que você for fazer, houver algo realmente urgente, imprevista, ele pode aguardar. Preste atenção que coloquei imprevista, porque você já devia ter se preparado para fazer as atividade do financeiro naquele momento.

# Procure também manter o máximo possível o ambiente organizado e limpo, assim não vai "perder um tempo precioso" para limpá-lo uma única vez na semana, a pequenas tarefas vão sendo absorvidas.

# Também procure identificar as tarefas que têm maior dificuldades – tente buscar técnicas para facilitar a sua vida. Faça um passo a passo como executá-la garantindo maior eficácia. Procure fazer nos momentos que tiver “maior paz” para não perder a concentração.

# E existe ainda, aquela tarefa em que você tem que se ausentar do mundo para conseguir executar.

Permita-se também um breve descanso durante o dia para conseguir relaxar e recomeçar com maior produtividade.

Há muitas técnicas de produtividade, encontre algumas que vão lhe ajudar no dia a dia!

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Abraço e Sucesso,

Tati Carazzai