COMPETÊNCIA ou CAIXA – Qual a maneira correta de anotar os números do meu negócio?
Vamos começar entendendo estes termos:
1. SISTEMA POR COMPETÊNCIA – é quando você anota os números pela ORIGEM, quando o crédito ou dívida foi gerado.
Ex.: Quando você vende a prazo – no mês da venda, há o registro do valor integral da venda.
Da mesma forma, quando você compra algo para pagar no mês seguinte, o registro deve ser feito pelo valor integral no momento da aquisição (recebimento da mercadoria + nota fiscal).
Dica: Se vendeu e entregou – gerou o direito a receber o valor pela mercadoria.
Se comprou e recebeu – gerou o dever por pagar pela mercadoria.
2. SISTEMA POR CAIXA – é a anotação pela real movimentação de entrada e saída do DINHEIRO (em espécie ou pelo banco).
Ex.: Na sua venda a prazo – você deve fazer o registro no momento de receber o valor parcial (se for parcelado) da venda realizada anteriormente.
Se você vendeu no cartão de crédito, é quando o dinheiro entrou no banco.
Se for o pagamento, é quando você efetivamente pagou.
O registro sempre é feito pelo valor monetário – pela quantidade efetiva de dinheiro movimentada.
Dica: Se recebeu – registra;
Se pagou – registra.
Demonstrando os Lançamentos:
Mas qual é a maneira correta para o meu negócio?
Primeiro que não existe a maneira correta, porque os dois registros são diferentes:
1. SISTEMA DE COMPETÊNCIA – serve para avaliar como foi o “andamento” do negócio – a nível de cumprir metas – tanto de vendas, como produtividade, economia etc. Análise de Metas - deve ser feito pelo sistema de competência (o que aconteceu dentro do mês).
É também a maneira correta de apuração de LUCRO.
É a forma expressa pela contabilidade em seus Balanços Social e Demonstrativo de Resultados etc.
Porém, para todos os tipos de empresa – os microempreendedores individuais e profissionais liberais não tem necessidade de gerar controles por competência no início de uma Gestão Financeira, explico melhor mais abaixo.
Minha observação é que a análise por Competência seja feita APÓS o Controle por Caixa estar bem implementado.
2. SISTEMA POR CAIXA – serve para analisar o Fluxo de Caixa – isto é, a entrada e saída de dinheiro.
É fundamental, imprescindível e aplicável para qualquer negócio,
seja ele individual ou uma multinacional.
Sem controle do dinheiro, não há como crescer; não há como ter registros corretos para análise por competência; é a base para geração dos custos; orçamento empresarial e outras ferramentas de gestão.
É a forma mais fácil de controlar e registrar, porém muitas vezes, há uma análise previamente errônea de lucro ou prejuízo; porque há uma confusão entre ter dinheiro e ter lucro.
Ter dinheiro e ter lucro são duas situações diferentes e informações diferentes.
Você pode ter tido lucro e não ter dinheiro –
porque ainda vai receber dos clientes, mas suas vendas dentro do mês foram maior que os custos e despesas para gerá-las.
E o contrário também: você pode ter tido caixa (dinheiro) e não ter lucro, porque a saída de dinheiro foi menor que a entrada ou que o saldo que você tinha.
Se analisarmos de forma errônea o Mês 01 no quadro acima, (porque está com informações parciais), poderíamos dizer que pelo sistema de Competência teve prejuízo e pelo sistema de Caixa teve lucro.
Por que erroneamente:
- Não há todos os dados necessários para uma análise – como despesas fixas, salários e impostos.
- Não podemos afirmar que há lucro no Sistema por Caixa, porque o que se têm é “Caixa” – disponibilidades etc.
- Você pode achar que teve lucro por ter dinheiro em caixa, e ainda, no Mês 02 –poderá ter dinheiro para saldar a dívida, já que no final do Mês 1 você terminou com saldo maior que suas dívidas do próximo mês, mesmo se você não vender nada. Analisando por este ângulo, o que você diria, se no mês 2 voce não vender, mas terminar com dinheiro em caixa – que teve lucro? só porque ficou sem dívida?
ENTÃO CUIDADO!
Você deve estar se perguntando–é melhor ter lucro ou caixa?
Os dois, sempre! mas:
Em um primeiro momento – Caixa – se você tem Caixa, você tem tempo para tomar atitudes necessárias para reverter o quadro de prejuízo do seu negócio. Um negócio só quebra por falta de dinheiro!
Mas se você não tiver lucro em sequência, em algum momento, seu caixa irá desaparecer.
Mas lembre-se: no sistema por Caixa ; pelo sistema por Competência . Atente para o fato de que as vendas para receber futuramente (parceladas) são sempre porque o cliente pode não pagar.
RESUMINDO TUDO ISTO:
O sistema por Caixa é fundamental para qualquer negócio, mas não podemos dizer que tivemos Lucro por ter ficado com dinheiro em caixa.
O sistema por Competência – é o contabilmente exigido no mundo – única forma de entender se tivemos lucro ou não. Porém, não precisa ser aplicado a qualquer tamanho de negócio, pela complexidade.
Entendo que você queira realmente saber se teve lucro ou prejuízo – eu sugiro, como educadora financeira o seguinte:
Entenda o seguinte:
Se você tem um negócio pequeno, que todos os meses está tendo saldo positivo no seu caixa; todos os meses, este saldo é um pouquinho maior que o mês anterior, então você está tendo lucro e pode gerenciar seu pequeno negócio pelo sistema de caixa tranquilamente.
Quando você implanta um sistema de competência você vai precisar fazer outras anotações e análises além da entrada e saído do dinheiro, nem sempre isto é possível – ter tempo. Acontece que você terá para controlar e gerenciare o resultado disto (a informação gerada) nem sempre compensa.
Quando compensa aplicar o Gerenciamento por Competência?
Isto varia muito do negócio, tamanho do faturamento, número de funcionários. Vou fazer um breve análise:
Micro empreendedor individual (MEI) – acho que o sistema de caixa é suficiente;
Autônomo – em geral o sistema por Caixa ompetência também é suficiente;
Indústria e Comércio de Pequeno Porte (EPP/Simples) – se tiver uma quantidade de processos e produtos consideráveis; se já tem o sistema por Caixa bem implementado e deseja mais algumas informações – é interessante.
Sistema por Competência se vende muito a prazo; se os produtos tem processos muito diferentes; se tiver mais de 4 funcionários na produção e se estiver querendo expandir;
Serviço – em geral um prestador de serviços possue uma variabilidade grande entre os diversos serviços prestados e eu acho interessante a análise por competência principalmente se quiser expandir, ou tiver mais profissionais trabalhando como funcionários ou parceiros.
Exemplo: Orientei a implantação de uma Gestão Financeira em um consultório odontológico – por Caixa primeiramente, e por Competência depois – o cenário da situação: expansão (crescimento da clínica); havia duas pessoas na área administrativo e uma parceria com mais 4 profissionais da área, sem o Sistema por Competência não conseguimos definir as estratégias de expansão.
Meu ultimo recado: se você quer iniciar a Gestão Financeira do seu negócio - o controle do dinheiro – a – controle a entrada e saída do dinheiro – de forma correta e efetiva. Aprenda mais no site – Finanças Bem Simples.
Espero ter esclarecido um pouco a diferença e os porquês!
Abraço e Sucesso!
Tati Carazzai
Finanças Bem Simples
